Kuvaus asiakirjajulkisuudesta Ruokolahden kunnassa

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei lailla ole säädetty muuten (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaki).

Mikä on viranomaisen asiakirja?

Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteistä paperiasiakirjaa, myös esimerkiksi sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta, esimerkiksi videotaltiointia kunnanvaltuuston kokouksesta.

Viranomaisen asiakirjan käsite määritellään julkisuuslaissa (5 §). Tämän määritelmän täyttäviin asiakirjoihin kohdistuu julkisuusolettama. Viranomaisen asiakirjat ovat siis lähtökohtaisesti julkisia.

Esimerkkejä julkisista asiakirjoista: kaikki päätöksentekoon liittyvät asiakirjat eli pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen, päätöksen valmisteluun liittyvät asiakirjat, kunnalle toimitetut asiakirjat, esim. kuntalaisten lähettämät yhteydenotot.
Samassa pykälässä määritellään se, mitä ei pidetä viranomaisen asiakirjana. Tällaiset asiakirjat ovat ei-julkisia. Ei-julkisten asiakirjojen suhteen kunta noudattaa harkintaa ja niitä voidaan luovuttaa pyytäjälle, jos tiedon antamisesta ei ole haittaa.
Esimerkkejä ei-julkisista asiakirjoista: kunnan sisäiseen työskentelyyn liittyvät asiakirjat kuten sisäiset ohjeet ja koulutusmateriaalit, osa henkilöstöhallinnon asiakirjoista.

Asiakirjan julkiseksi tulo

Asiakirja tulee julkiseksi silloin, kun se valmistuu. Hankinta-asiakirjat tulevat julkiseksi lopullisen päätöksen jälkeen. Keskeneräisistä asiakirjoista ja vireillä olevista asioista kunta antaa tietoja harkinnan mukaan.

Milloin asiakirja voi olla salassa pidettävä?

Asiakirja voi olla osittain tai kokonaan salassa pidettävä vain silloin, kun siitä on erikseen säädetty laissa. Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, jossa on yhteensä 32 kohtaa, joiden perusteella asiakirja voi olla salassa pidettävä. Lisäksi salassapidosta säädetään joissain erityislaeissa, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon osalta. Kunnan asiakirjojen salassapito määräytyy pääsääntöisesti julkisuuslain mukaisesti.

Yleisimmät salassapitoperusteet ovat julkisuuslain 24 § k 25 (terveystiedot tai tieto sosiaalihuollon asiakkuudesta) ja 24 § k 32 (yksityiselämän suoja).

Osittain vai kokonaan salassa pidettävä?

Jos asiakirjasta vain osa on salassa pidettävä, on viranomaisen annettava tieto asiakirjan julkisesta osasta. Tämä tehdään poistamalla asiakirjasta salassa pidettävä osio esimerkiksi mustaamalla se.

Esimerkiksi kunnalle lähetetyt työhakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Usein työnhakijat kuitenkin kertovat esimerkiksi harrastuksistaan. Tieto harrastuksista on salassa pidettävä, sillä se kertoo hakijan yksityiselämästä (julkisuuslain 24 § k32). Hakemuksesta voidaan kuitenkin antaa kaikki muut tiedot, ja vain kohta, jossa hakija kertoo harrastuksesta, poistettaisiin.

Viranomaisen pitää aina perustella kieltäytyminen tiedon antamisesta.
Jos viranomainen ei voi antaa tietoa asiakirjasta, pitää pyytäjälle kertoa peruste, eli millä lainkohdalla asiakirja on salassa pidettävä tai miksi se on ei-julkinen. Tietopyynnön tekijällä on halutessaan oikeus saada valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta.
Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta koskee kaikkia. Pyyntöä ei yleensä tarvitse perustella. Poikkeuksena on henkilörekisteriin kohdistuva pyyntö.
Lisäksi jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta silloinkin, kun asiakirja on salassa pidettävä (asianosaisjulkisuus). Henkilö katsotaan asianosaiseksi silloin, kun asiakirjalla on vaikutusta hänen etuihinsa, oikeuksiinsa tai velvollisuuksiinsa.

Ruokolahden kunnan käsittelemästä tiedosta suurin osa on julkista.
Kuntasektorilla salassa pidettäviä tietoja on erityisesti sosiaali- ja terveydenhoidon asiakasasiakirjat. Koska nämä toiminnot kuuluvat nykyisin Eksotelle, on kunnan asiakirjoista suurin osa julkisia. Yleisimmin salassa pidettäviä asiakirjoja kunnalla ovat perheiden hakemuksen päivähoidon ja koulujen iltapäiväkerhojen maksujen alennuksista (julkisuuslain 24 § k23, taloudellinen asema) sekä ympäristöterveydenhuollon tekemät asunnon tarkastukset (julkisuuslain 24 § k 32, yksityiselämän suoja).

Ohjeet tietopyyntöihin

Kunnalle osoitetut tietopyynnöt toivotaan lähetettävän keskitetysti osoitteeseen kirjaamo@ruokolahti.fi

Tarvittaessa autamme tietopyynnön tekemisessä.
Jos osoitat tietopyyntösi väärälle viranomaiselle, kuuluu vastaanottajan siirtää pyyntösi oikealle viranomaiselle. Viranomaisen kuuluu myös tarvittaessa pyytää lisätietoa pyyntöösi.

Tietopyyntöön vastaaminen on lähtökohtaisesti ilmaista, mutta laajojen pyyntöjen kohdalla voidaan julkisuuslain 34 §:n mukaan periä maksu. Maksun määrä on aina ilmoitettava pyytäjälle etukäteen.